Wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten, ist das natürlich ein gutes Zeichen. Denn nach einer erbrachten Leistung sorgen Sie mit einer Rechnung für Ihren verdienten Umsatz. Aber, was gibt es zu beachten, wenn Sie einen Auftrag abgeschlossen haben und eine Rechnung erstellen möchten?
Ein bekanntes Sprichwort sagt: „Vor der Kür steht die Pflicht“. Auch bevor Sie eine Rechnung stellen, trifft dies zu. Um Sie dabei zu unterstützen, finden Sie auf dieser Seite geballtes Wissen und viele praktische Tipps zum Thema professionelle Rechnung schreiben.
Was gehört auf eine Rechnung?
Gemäß § 14 UstG (Umsatzsteuergesetz) ist eine Rechnung ein offizielles Dokument. Damit eine Rechnung gültig ist, muss Sie deshalb alle notwendigen Pflichtangaben enthalten. Hierdurch lassen sich außerdem steuerrechtliche Probleme für Sie und Ihre Kunden verhindern. Die wichtigsten Pflichtangaben für Rechnungen finden Sie im Folgenden auf einen Blick zusammengefasst.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
- Vollständiger Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers (z. B. im Kopf und/oder in der Fußzeile)
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Steuersatz und der Nettobetrag
- Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers (z. B. im Kopf und/oder in der Fußzeile)
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Optional: Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.
Neben den Pflichtangaben gibt es weitere freiwillige Angaben, die Sie unbedingt auf einer Rechnung aufführen sollten. Mehr hier zu finden Sie nach einem Klick!
Was ist eine Rechnungsnummer?
Auf jede Rechnung gehört eine Rechnungsnummer. Mit dieser soll sichergestellt werden, dass eine Rechnung individuell ist. Die Anforderungen an die sogenannte fortlaufende Rechnungsnummer ist in § 14 Abs.4 Nr.4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt:
„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“
Wie wird eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben?
In der Regel bestehen Nummernkreise aus einer fix definierten Zahlenabfolge. Jede darin enthaltene Kombination darf nur einmal verwendet werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummer muss zwar identifizierbar und einzigartig sein, dennoch gesteht Ihnen der Gesetzgeber beim Aufbau des Nummernkreises ein paar Freiheiten zu.
So müssen Sie Ihre Rechnungsnummer nicht mit dem Zähler +1 beginnen, sondern können den Nummernkreis mit einem beliebigen Wert starten. Auch eine lückenlose Ausrichtung Ihrer Rechnungsnummern ist zwar nicht erforderlich – aber empfehlenswert. Unter Fortlaufende Rechnungsnummer – leicht gemacht erfahren Sie, wie Sie Nummernkreise direkt auf Ihren betrieblichen Bedarf abstimmen.
Wie stelle ich Umsatzsteuer in Rechnung?
Wenn ein Unternehmen im Inland eine Leistung erbringt und dafür eine Bezahlung erhält, somit Umsatz macht, muss es einen Teil seiner Umsätze versteuern. Eine Kleinunternehmer-Rechnung weist zum Beispiel keine Umsatzsteuer aus und wird in netto ausgestellt.
Der reguläre Steuersatz liegt bei 19 Prozent. Auf Waren des täglichen Bedarfs (insbesondere Lebensmittel) wird ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent erhoben. Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Steuersatz auf Ihre Leistung zutrifft, fragen Sie am besten bei der IHK oder einem Berufsverband nach. Denn bei der Umsatzsteuer nimmt es das Finanzamt sehr genau.
Wie kann ich eine wiederkehrende Rechnung schreiben?
Wiederkehrende Rechnungen, die im besten Fall sogar an einen Vertrag gebunden sind: Der Traum eines jeden Unternehmers! Denn das bedeutet regelmäßigen Umsatz über einen im Voraus definierten Zeitraum und somit Sicherheit. Prominente Beispiele dafür sind Handyverträge, monatliche Stromabrechnungen und so weiter.
Aber nicht immer muss ein Vertrag für eine bestimmte Laufzeit existieren, um wiederkehrende Rechnungen schreiben zu können. Wie Sie wiederkehrende Rechnungen mit einer Software erstellen, erklären wir Ihnen nach einem Klick.
Kann ich Rechnungen rückwirkend ausstellen?
Es gibt nichts was es nicht gibt. So kann es im Geschäftsalltag auch mal passieren, dass Sie vergessen eine Rechnung zu schreiben. Zum Glück ist es erlaubt rückwirkend Rechnungen zu stellen. Hierfür müssen Sie allerdings einen berechtigten Anspruch nachweisen können. Dieser besteht zum Beispiel, wenn Sie eine erbrachte Leistung durch eine Empfangsbescheinigung oder einen unterschriebenen Stundenzettel bestätigen können.
Die Verjährungsfrist einer Rechnung liegt bei drei Jahren, sofern Sie mit Ihrem Kunden nichts anderes festgehalten haben. Darüber hinaus dürfen Sie lediglich hoffen, dass Ihr Kunde dennoch bereit ist für die Leistung im Nachgang zu zahlen.
Wie stelle ich eine Rechnung ins Ausland?
Wer eine Rechnung an einen ausländischen Kunden schreiben will, muss einige Regeln beachten, die sich auf die auszuweisende Umsatzsteuer beziehen – Stichwort Reverse-Charge-Prinzip. Sie finden die wichtigsten Vorschriften für die Rechnungsstellung ins Ausland unter: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?
Wie vermeide ich Anfängerfehler auf Rechnungen?
Der erste Eindruck zählt – umso schöner, wenn er bleibt. Nachdem Sie Ihren Kunden von sich, Ihrem Unternehmen und Ihrer Leistung überzeugt haben, gilt es abschließend eine ebenso professionelle Rechnung zu stellen.
Die Bürosoftware MeinBüro erleichtert Ihnen das Schreiben von gültigen Rechnungen ungemein. Denn alle relevanten Pflichtangaben sind bereits in den Rechnungsvorlagen vermerkt. Alles was Sie tun müssen ist eine Vorlage zu wählen, Ihr Logo einzufügen und die passenden Daten einzugeben und Ihre Rechnung ist fertig. Alle Rechnungen können Sie direkt ausdrucken und per Post versenden. MeinBüro gibt Ihnen ebenso die Möglichkeit, eine Rechnung direkt als PDF per E-Mail zu versenden.
Wie gestalte ich professionelle Rechnungen?
Einen besonders guten Eindruck hinterlassen Sie als Unternehmer, wenn Ihre Rechnungen professionell gestaltet sind. Idealerweise bringt das Programm bereits Vorlagen für gut gestaltetes Briefpapier mit und erlaubt zudem, diese individuell für Ihr Unternehmen anzupassen. MeinBüro bietet daher eine komfortable und unkomplizierte Briefpapiergestaltung.
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