Ab Juli 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige den Finanzbehörden Mitteilung über ihre elektronischen Kassensysteme machen. Eine Meldung ist sowohl bei Inbetriebnahme wie bei Außerbetriebnahme fällig. Besonders einfach wird die Übermittlung, wenn man die Kassenlösung von WISO MeinBüro nutzt.
2025 kommt die Mitteilungspflicht für elektronische Kassen
Selbstständige und Unternehmen, die eine elektronische bzw. Registrierkasse betreiben, müssen dazu ab Juli 2025 die gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungen an die Finanzverwaltung abgeben.
Eigentlich sollte diese Pflicht schon seit 2020 gelten. Die amtliche Schnittstelle, die für die digitale Übermittlung der Kassenangaben erforderlich ist, ließ jedoch auf sich warten. Deshalb wurde die Einführung der Mitteilungspflicht verschoben. Doch ab nächstem Jahr wird es damit ernst.
Aus welchen Anlässen wird eine Kassenmeldung fällig?
Gemeldet werden müssen …
- zum Starttermin bestehende und danach neu angeschaffte elektrische Kassensysteme,
- ihre Außerbetriebnahme und
- mögliche Standortwechsel.
Die Meldepflicht betrifft auch Änderungen wie den Austausch der Kassen-Hardware oder der TSE.
Wann müssen die Mitteilungen erfolgen?
- Ab dem 01. Januar 2025 soll die Schnittstelle bereitstehen. Ab dann können Mitteilungen übermittelt werden. Ab dem Juli 2025 gilt Mitteilungspflicht.
- Da die Daten innerhalb eines Monats zu übermitteln sind, sollten die ersten Meldungen spätestens bis 31. Juli 2025
- Die Übermittlungspflicht bis längstens zu diesem Datum gilt für alle bis zum 30. Juni 2025 angeschafften elektronischen Kassen.
- Ausnahme: Wer eine elektronische Registrierkasse angeschafft und am 01. Juli 2025 schon wieder außer Betrieb genommen hat, muss sie nicht melden.
- Für alle später angeschafften Kassen gilt die Übermittlungspflicht innerhalb eines Monats ab Anschaffungsdatum.
- Die Außerbetriebnahme von Kassen ist ebenfalls zu melden. Auch dafür bleibt ein Monat Zeit.
Mitteilungspflicht zu elektronischen Kassensystemen: Was muss übermittelt werden?
Gemeldet werden müssen alle elektronischen Kassensysteme, die der Selbstständige oder das Unternehmen betreibt. Dabei sind bei jeder Meldung sämtliche Kassensysteme am betreffenden Standort zu melden. Der Datensatz umfasst die folgenden Informationen:
- die übermittelnde Person
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, der die Kasse betreibt (Steuernummer der Person oder des Unternehmens)
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (gefragt sind die vom BSI vergebene Zertifizierungs-ID und die Seriennummer der TSE. Eine Liste der IDs findet sich auf der Website des BSI. Wichtig: Die TSE hat eine eigene Seriennummer, die auch auf den Kassenbons ausgedruckt wird. Sie ist nicht mit der Seriennummer der Kassen-Hardware identisch!)
- Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme bzw. Kassensysteme sowie deren Seriennummern (Zur Art gibt der Übermittlungsdialog eine Auswahlmöglichkeit vor. Die Anzahl bezieht sich auf die Zahl aller elektronischen Aufzeichnungssysteme, etwa eigenständige Registrierkassen, an der Betriebsstätte.)
- Seriennummer der Kasse (nicht identisch mit der Seriennummer der TSE, s. o.)
- Datum der Anschaffung des Kassensystems (Kaufdatum oder Beginn des Leasings)
- Datum der Außerbetriebnahme des Kassensystems (falls die Kasse ausrangiert wird)
Wie wird die Meldung übermittelt?
Die Kassenmitteilungen werden digital über die Online-Steuerplattform Elster.de erfolgen. Die Bestätigung der Meldung muss als Teil der Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden.
Wer eine Kassen- oder Buchhaltungssoftware mit integrierter Elster-Schnittstelle (ERiC) nutzt, kann die Kassenmitteilungen darüber abgeben.
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Davon profitieren zum Beispiel Nutzer von WISO MeinBüro mit Modul Kasse. Due integrierte TSE-Technologie von fiskaltrust ermöglicht die bequeme Übermittlung der vorgeschriebenen Kassenmeldungen per ELSTER-Schnittstelle. Besonders komfortabel: die benötigten Angaben wie etwa die TSE-Seriennummer liegen bereits vor oder können einfach eingegeben werden.
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Rechtsgrundlagen und weitere Informationen
- Zur Einführung der Kassenmitteilungspflicht gibt es ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums: BMF-Schreiben vom 28.04.2024.
- Die Rechtsgrundlage ist 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 1 KassenSichV.
- Anmerkungen und Vorgaben der Finanzverwaltung zur Mitteilungspflicht finden sich im Anwendungserlass zur Abgabenordnung: AEAO zu § 146a, Pt. 9
Weitere Kassenpflichten: TSE und Belegausgabe
Schon seit 2020 gelten weitere Pflichten beim Betrieb elektronischer Kassensysteme. Sie müssen mit einer TSE („zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“) vor Manipulationen geschützt werden und zu jeder Transaktion einen Bon ausgeben.
Informationen dazu liefern der Beitrag „Keine Panik am POS: Bonpflicht & die MeinBüro-Kasse“ und die Informationsseite „Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Ihre Kasse“.
Seitenblick auf Taxameter: noch gilt eine Nichtbeanstandungsregel
Eine TSE-Pflicht sieht das Gesetz auch für „EU-Taxameter und Wegstreckenzähler“ vor, wie sie in Taxis und Miet-Limousinen eingesetzt werden. Taxameter zählen wie elektronische Registrierkassen zu „elektronischen Aufzeichnungssystemen“ im Sinn der Abgabenordnung. Deshalb gilt grundsätzlich für sie ebenfalls eine Mitteilungspflicht.
Da es jedoch auch hier Verzögerungen bei der technischen Infrastruktur gab, läuft derzeit noch eine „Nichtbeanstandungsregel“ der Finanzverwaltung: bis zum 31. Dezember 2025 wird es nicht sanktioniert, wenn die Abrechnung für solche Fahrzeuge ohne TSE erfolgt.
Ist eine TSE vorhanden, darf die Schonfrist jedoch nicht in Anspruch genommen werden. Auch das steht im bereits genannten BMF-Schreiben vom 28.04.2024.
- Wer die Nichtbeanstandungsregel nutzt und ohne TSE unterwegs ist, kann sich die Mitteilung bis zum Jahresende sparen. Dafür fehlen ohnehin die Daten.
- Wurde trotz der Nichtbeanstandungsregel bereits ein Taxameter mit TSE installiert, muss ab dem 01. Juli 2025 die vorgeschriebene Mitteilung erfolgen, spätestens bis 31. Juli 2025.
- Das Nachrüsten der TSE-Einheit muss ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
