Umsatzsteuerfreie Kleinunternehmer: Das hat sich 2025 geändert

Selbstständige, die die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung. Die Regelungen zum Kleinunternehmerstatus wurden mit Jahresbeginn 2025 in einigen wichtigen Punkten geändert.

Neues Jahr, neue Regelungen für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer

Selbstständige mit begrenztem Jahresumsatz müssen ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen: Sie dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteueranteil ausstellen. Im Gegenzug erhalten sie die Vorsteuer nicht vom Finanzamt ersetzt, das heißt die Umsatzsteuerbeträge, die sie an ihre eigenen Dienstleister und Lieferanten bezahlen. Diese Befreiung von der Umsatzsteuer ist der im Umsatzsteuergesetz definierte Kleinunternehmerstatus.

Mit Wirkung ab dem 01. Januar 2025 wurden die gesetzlichen Vorgaben für Kleinunternehmer in mehreren wichtigen Punkten geändert.

• Die Umsatzsteuergrenzen für Kleinunternehmer wurden erhöht und sind nun anders definiert.
• Innerhalb der EU gelten grenzüberschreitende Kleinunternehmer-Bestimmungen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
• Außerdem wurde eine besondere Steuernummer für sie eingeführt.

Nutzen Sie die Kleinunternehmer-Option bereits, planen Sie eine Gründung als Kleinunternehmer oder könnte Ihr Umsatz absehbar unter die Kleinunternehmergrenze fallen? Dann sollten Sie die neuen Bestimmungen kennen. Dieser Beitrag fasst sie zusammen.

Die bis einschließlich 2024 geltende Rechtslage sowie die Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerfreiheit fasst der Beitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“ zusammen.

Neue, höhere Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen

Durch die Änderung wurden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer angehoben. Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, gelten seit 2025 folgende Beträge:

• Der Vorjahresumsatz darf maximal000 Euro betragen haben.
• Der Umsatz im aktuellen Jahr kann höchstens000 Euro erreichen.

Umsatzgrenzen jetzt netto und ohne Prognose

Neben den Beträgen ändert sich auch die Art, wie die Umsatzgrenzen festgelegt sind. Die Umsatzgrenzen für das Vorjahr und das laufende Jahr gelten nun netto, ohne die Umsatzsteuer, die auf diese Umsätze anfallen würde.

Außerdem geht der Anspruch auf den Kleinunternehmerstatus verloren, sobald die 100.000-Euro-Umsatzgrenze erreicht wird. Dann muss der bisherige Kleinunternehmer – im laufenden Jahr – damit beginnen, Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen. Immerhin betrifft dies nur alle neu hinzukommenden Umsätze beziehungsweise Geschäfte ab Erreichen der Grenze. Eine rückwirkende Umsatzsteuerpflicht tritt nicht ein.

Bis 2024 lag die Vorjahresumsatzgrenze bei 22.000 Euro. Die Grenze für das laufende Jahr betrug „voraussichtlich“ 50.000 Euro, bei Überschreitung trat die Umsatzsteuerpflicht erst mit dem nächsten Jahr ein. Diese Festlegung per Prognose ist nun Geschichte.

Umsatzsteuerfreie Umsätze bleiben außen vor

Bei der Berechnung, ob die Umsätze die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze erreichen, werden viele Umsatzsteuerfreie Kleinunternehmer: das hat sich 2025 geändert

Selbstständige, die die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung. Die Regelungen zum Kleinunternehmerstatus wurden mit Jahresbeginn 2025 in einigen wichtigen Punkten geändert.

Neues Jahr, neue Regelungen für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer

Selbstständige mit begrenztem Jahresumsatz müssen ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen: sie dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteueranteil ausstellen. Im Gegenzug erhalten sie die Vorsteuer nicht vom Finanzamt ersetzt, das heißt die Umsatzsteuerbeträge, die sie an ihre eigenen Dienstleister und Lieferanten bezahlen. Diese Befreiung von der Umsatzsteuer ist der im Umsatzsteuergesetz definierte Kleinunternehmerstatus.

Mit Wirkung ab dem 01. Januar 2025 wurden die gesetzlichen Vorgaben für Kleinunternehmer in mehreren wichtigen Punkten geändert.

• Die Umsatzsteuergrenzen für Kleinunternehmer wurden erhöht und sind nun anders definiert.
• Innerhalb der EU gelten grenzüberschreitende Kleinunternehmer-Bestimmungen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
• Außerdem wurde eine besondere Steuernummer für sei eingeführt.

Nutzen Sie die Kleinunternehmer-Option bereits, planen Sie eine Gründung als Kleinunternehmer oder könnte Ihr Umsatz absehbar unter die Kleinunternehmergrenze fallen? Dann sollten Sie die neuen Bestimmungen kennen. Dieser Beitrag fasst sie zusammen.

Die bis einschließlich 2024 geltende Rechtslage sowie die Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerfreiheit fasst der Beitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“ zusammen.

Neue, höhere Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen

Durch die Änderung wurden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer angehoben. Um die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch zu nehmen, darf seit 2025 …

• der Vorjahresumsatz maximal 25.000 Euro betragen haben und
• der Umsatz im aktuellen Jahr höchstens 100.000 Euro

Umsatzgrenzen jetzt netto und ohne Prognose

Neben den Beträgen ändert sich auch die Art, wie die Umsatzgrenzen festgelegt sind. Die Umsatzgrenzen für das Vorjahr und das laufende Jahr gelten nun netto, ohne die Umsatzsteuer, die auf diese Umsätze anfallen würde.

Außerdem geht der Anspruch auf den Kleinunternehmerstatus verloren, sobald die 100.000-Euro-Umsatzgrenze erreicht wird. Dann muss der bisherige Kleinunternehmer – im laufenden Jahr – damit beginnen, Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen. Immerhin betrifft dies nur alle neu hinzukommenden Umsätze beziehungsweise Geschäfte ab Erreichen der Grenze. Eine rückwirkende Umsatzsteuerpflicht tritt nicht ein.

Bis 2024 lag die Vorjahresumsatzgrenze bei 22.000 Euro. Die Grenze für das laufende Jahr betrug „voraussichtlich“ 50.000 Euro, bei Überschreitung trat die Umsatzsteuerpflicht erst mit dem nächsten Jahr ein. Diese Festlegung per Prognose ist nun Geschichte.

Umsatzsteuerfreie Umsätze bleiben außen vor

Bei der Berechnung, ob die Umsätze die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze erreichen, werden viele umsatzsteuerfreie Leistungen nicht berücksichtigt. Das entspricht der umsatzsteuerrechtlichen Logik, da dafür ohnehin keine Befreiung benötigt wird.

Außen vor bleiben unter anderem Umsätze als Versicherungsmakler, aus der Vermietung von Immobilien, aus Heilbehandlungen oder Pflegedienstleistungen sowie Umsätze, die Kulturschaffende mit Orchestern, Bands, Show- oder Theatergruppen erzielen, falls ihr Bundesland ihnen eine Steuerbefreiung ausgestellt hat. Die genaue Liste ergibt sich aus § 19 Abs. 2 UStG. In Zweifelsfragen kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater weiterhelfen.

EU-KU-Regelung: Umsatzsteuerfreie Geschäfte über EU-Grenzen hinweg

Bis zu den neuen Änderungen war der Kleinunternehmer-Status eine rein nationale Sache. Deutsche Selbstständige konnten damit umsatzsteuerfreie Geschäfte in Deutschland abwickeln. Hatten ihre Kunden ihren Sitz im EU-Ausland, wurden sie allerdings dort umsatzsteuerpflichtig und mussten sich deshalb dort bei den Finanzbehörden registrieren. Das Gleiche galt umgekehrt für Selbstständige mit Sitz in einem anderen EU-Land in Bezug auf deutsche Kunden.

Das hat sich nun geändert. Seit dem 01. Januar gibt es die Möglichkeit, Kleinunternehmer-Befreiungen grenzüberschreitend in der gesamten Europäischen Union in Anspruch zu nehmen. Diese „EU-KU-Regelung“ beruht auf einer EU-Richtlinie.

Konkret läuft es darauf hinaus, dass eine in Deutschland ansässige Selbstständige auch ihren Kunden in Frankreich, den Niederlanden oder in Italien umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen kann, wenn ihre Umsätze die im jeweiligen Land festgelegten Grenzen für Kleinunternehmer einhalten.

Die Befreiungen in anderen EU-Staaten müssen nicht einzeln in jedem Land beantragt werden.  Für die zentrale Inanspruchnahme der EU-KU-Regelung hat das Bundeszentralamt für Steuern eine Plattform eingerichtet. Voraussetzungen sind:

• Der Vorjahresumsatz und der Umsatz im laufenden Jahr dürfen EU-weit jeweils 100.000 Euro nicht überschreiten.
• Die Kleinunternehmergrenze des jeweiligen Staates kann niedriger liegen und muss eingehalten werden. So wurden beispielsweise in Österreich000 Euro für das laufende und das Vorjahr festgesetzt. Wer dort höhere Umsätze erzielt, wird umsatzsteuerpflichtig.
• Der oder die Selbstständige müssen sich für die EU-KU-Plattform registrieren und über eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) verfügen. Diese wird ebenfalls vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen.

Die Registrierung für das EU-KU-Verfahren und der Antrag auf Erteilung einer KU-IdNr. erfolgt digital über das Onlineportal des BZSt. Zur Anmeldung am Portal können die Zugangsdaten der Steuerplattform Elster genutzt werden.

Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer: Hinweis ist Pflicht

Schon bisher war es für Kleinunternehmer sinnvoll, in Ausgangsrechnungen einen Hinweis auf ihren Status zu geben. Schließlich sollte dem Rechnungsadressaten und einem möglichen Betriebsprüfer des Finanzamts sofort klar werden, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.

Nun ist ein entsprechender Hinweis explizit vorgeschrieben. Kleinunternehmer sollten deshalb auf ihren Rechnungen einen Satz wie beispielsweise „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ unterbringen.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen. Das ist Teil der neuen Rechnungsvorschriften, die speziell für Selbstständige mit diesem Status gelten. Die Ausnahme umfasst jedoch nicht den Empfang von E-Rechnungen. Auf eingehende elektronische Rechnungsformate müssen auch Kleinunternehmer vorbereitet sein.

Hintergrund: Mit Beginn des Jahres 2025 trat auch die E-Rechnungspflicht in Kraft. Sie beschränkt sich zunächst einmal auf den Empfang: Selbstständige und Unternehmen müssen nun in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den zugelassenen XML-Formaten anzunehmen und auszulesen. Verschicken müssen sie E-Rechnungen je nach Umsatz erst ab 2027 oder 2028.

E-Rechnungen empfangen und auslesen? Kein Problem mit WISO MeinBüro!

• Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht liefert „Ihre Checkliste: Bereit für die E-Rechnung“.
• Warum Sie mit WISO MeinBüro in Sachen elektronischer Rechnung auf der sicheren Seite sind, erläutert „E-Rechnungen: Was Unternehmer wissen müssen“.

Weitere Informationen und gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Bestimmungen und amtlichen Vorgaben im Originalwortlaut sind nicht immer leicht verständlich. Trotzdem kann sich die Lektüre lohnen. Schließlich geben die dort formulierten Regelungen im Zweifel  den Ausschlag.

• Die „Besteuerung der Kleinunternehmer“ ist vor allem im Umsatzsteuergesetz geregelt, und zwar in 19 UStG. Dort stehen die Umsatzgrenzen und weitere Vorgaben für den Kleinunternehmerstatus.
• Die Regelungen zur Nutzung einer Kleinunternehmer-Steuerbefreiung in anderen EU-Ländern sind im neu eingefügten 19a UStG enthalten. Er setzt die EU-Richtlinie 2020/285 in deutsches Recht um.
• Die Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer finden sich in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, genauer im neuen 34a UStDV.
• Informationen zu den neuen grenzüberschreitenden Regelungen für Kleinunternehmer stellt die EU-Kommission auf einer eigenen Website Die Erklärungen sind auf Englisch, mit einer Übersetzungsfunktion ins Deutsche.
• Das Bundesfinanzministerium fasst seine Vorgaben für die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass Die neueste Version stammt vom 31. Dezember 2024 und bezieht sich noch auf die frühere Rechtslage. Die Verwaltungsanweisungen zum Kleinunternehmer-Paragrafen finden sich ab Textseite 721 (Seite 744 der PDF-Datei).

 

eine ganze Reihe umsatzsteuerfreier Leistungen gemäß Gesetz nicht berücksichtigt. Das entspricht der umsatzsteuerrechtlichen Logik, da dafür ohnehin keine Befreiung benötigt wird.

Außen vor bleiben unter anderem Umsätze als Versicherungsmakler, aus der Vermietung von Immobilien, aus Heilbehandlungen oder Pflegedienstleistungen sowie Umsätze, die Kulturschaffende mit Orchestern, Bands, Show- oder Theatergruppen erzielen, falls ihr Bundesland ihnen eine Steuerbefreiung ausgestellt hat. Die genaue Liste ergibt sich aus § 19 Abs. 2 UStG. In Zweifelsfragen kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater weiterhelfen.

EU-KU-Regelung: Umsatzsteuerfreie Geschäfte über EU-Grenzen hinweg

Bis zu den neuen Änderungen war der Kleinunternehmer-Status eine rein nationale Sache. Deutsche Selbstständige konnten damit umsatzsteuerfreie Geschäfte in Deutschland abwickeln. Hatten ihre Kunden ihren Sitz im EU-Ausland, wurden sie allerdings dort umsatzsteuerpflichtig und mussten sich deshalb dort bei den Finanzbehörden registrieren. Das Gleiche galt umgekehrt für Selbstständige mit Sitz in einem anderen EU-Land in Bezug auf deutsche Kunden.

Das hat sich nun geändert. Seit dem 01. Januar gibt es die Möglichkeit, Kleinunternehmer-Befreiungen grenzüberschreitend in der gesamten Europäischen Union in Anspruch zu nehmen. Diese „EU-KU-Regelung“ beruht auf einer EU-Richtlinie.

Konkret läuft es darauf hinaus, dass eine in Deutschland ansässige Selbstständige auch ihren Kunden in Frankreich, den Niederlanden oder in Italien umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen kann, wenn ihre Umsätze die im jeweiligen Land festgelegten Grenzen für Kleinunternehmer einhalten. Die Befreiungen in anderen EU-Staaten muss nicht einzeln in jedem Land beantragt werden.  Für die zentrale Inanspruchnahme der EU-KU-Regelung hat das Bundeszentralamt für Steuern eine Plattform eingerichtet. Voraussetzungen sind:

• Der Vorjahresumsatz und der Umsatz im laufenden Jahr dürfen EU-weit jeweils 100.000 Euro nicht überschreiten.
• Die Kleinunternehmergrenze des jeweiligen Staats kann niedriger liegen und muss eingehalten werden. So wurden beispielsweise in Österreich000 Euro für das laufende und das Vorjahr festgesetzt. Wer dort höhere Umsätze erzielt, wird umsatzsteuerpflichtig.
• Der oder die Selbstständige müssen sich für die EU-KU-Plattform registrieren und über eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) verfügen. Diese wird ebenfalls vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen.

Die Registrierung für das EU-KU-Verfahren und der Antrag auf Erteilung einer KU-IdNr. erfolgt ausschließlich digital über das Onlineportal des BZSt. Zur Anmeldung am Portal können die Zugangsdaten der Steuerplattform Elster genutzt werden.

Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer: Hinweis ist Pflicht

Auch bislang schon war es für Kleinunternehmer sinnvoll, in Ausgangsrechnungen einen Hinweis auf ihren Status zu geben. Schließlich sollte dem Rechnungsadressaten und einem möglichen Betriebsprüfer des Finanzamts sofort klar werden, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.

Nun ist ein entsprechender Hinweis explizit vorgeschrieben. Kleinunternehmer sollten deshalb auf ihren Rechnungen einen Satz wie beispielsweise „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ unterbringen.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen. Das ist Teil der neuen Rechnungsvorschriften, die speziell für Selbstständige mit diesem Status gelten. Die Ausnahme umfasst jedoch nicht den Empfang von E-Rechnungen: darauf müssen auch Kleinunternehmer seit Jahresbeginn vorbereitet sein.

Hintergrund: Mit Beginn des Jahres 2025 trat auch die E-Rechnungspflicht in Kraft. Sie beschränkt sich zunächst einmal auf den Empfang: Selbstständige und Unternehmen müssen nun in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den zugelassenen XML-Formaten anzunehmen und auszulesen. Verschicken müssen sie E-Rechnungen je nach Umsatz erst ab 2027 oder 2028.

E-Rechnungen empfangen und auslesen? Kein Problem mit WISO MeinBüro!

• Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht liefert „Ihre Checkliste: Bereit für die E-Rechnung“.
• Warum Sie mit WISO MeinBüro in Sachen elektronischer Rechnung auf der sicheren Seite sind, erläutert „E-Rechnungen: Was Unternehmer wissen müssen“.

Weitere Informationen und gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Bestimmungen und amtlichen Vorgaben im Originalwortlaut sind nicht immer leicht verständlich. Trotzdem kann sich die Lektüren lohnen: schließlich sind diese Festlegungen ausschlaggebend.

• Die „Besteuerung der Kleinunternehmer“ ist vor allem im Umsatzsteuergesetz geregelt, und zwar in 19 UStG. Dort stehen die Umsatzgrenzen und weitere Vorgaben für den Kleinunternehmerstatus.
• Die Regelungen zur Nutzung einer Kleinunternehmer-Steuerbefreiung in anderen EU-Ländern sind im neu eingefügten 19a UStG enthalten. Er setzt die EU-Richtlinie 2020/285 in deutsches Recht um.
• Die Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer finden sich in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, genauer im neuen 34a UStDV.
• Informationen zu den neuen grenzüberschreitenden Regelungen für Kleinunternehmer stellt die EU-Kommission auf einer eigenen Website Die Erklärungen sind auf Englisch, mit einer Übersetzungsfunktion ins Deutsche.
• Das Bundesfinanzministerium fasst seine Vorgaben für die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass Die neueste Version stammt vom 31. Dezember 2024 und bezieht sich noch auf die frühere Rechtslage. Die Verwaltungsanweisungen zum Kleinunternehmer-Paragrafen finden sich ab Textseite 721 (Seite 744 der PDF-Datei).