Schriftliche Verträge mit den Unterschriften beider Vertragspartner sind im Geschäftsleben eher die Ausnahme. Die meisten Vertragsverhandlungen werden mündlich, telefonisch, per E-Mail oder auch während einer Videokonferenz geführt – oft auf Grundlage schriftlicher Angebote.
Mit seiner Auftragsbestätigung erklärt der Auftragnehmer anschließend seine Bereitschaft, den Auftrag zu den vereinbarten Liefer- und Zahlungsbedingungen zu erfüllen. Gesetzliche Anforderungen an Form und Inhalt von Auftragsbestätigungen gibt es nicht. Rechtlich gesehen ist die Auftragsbestätigung genau genommen …
- entweder die zweite Willenserklärung im Zuge von Vertragsverhandlungen (auf Grundlage eines vorliegenden schriftlichen oder mündlichen Angebots des Verhandlungspartners) oder
- die schriftliche Bestätigung einer zuvor selbst nur mündlich abgegebenen Willenserklärung oder auch
- die Bestätigung einer schriftlichen Auftragserteilung durch den Auftraggeber.
So oder so: Mit einer abschließenden Auftragsbestätigung vermeiden Sie Missverständnisse, sorgen für mehr Klarheit und stärken Ihre eigene Rechtsposition.
Vorteil: Auftragnehmer
„Wer schreibt, der bleibt“: Die alte Skatregel gilt auch bei Vertragsverhandlungen und Auftragsbestätigungen: Sie …
- bestätigen den Eingang einer schriftlichen Angebotsannahme oder fassen nach (fern-)mündlichen Vertragsverhandlungen noch einmal alle besprochenen Vertragsinhalte zusammen.
- konkretisieren zuvor noch nicht abschließend geregelte Liefer- und Zahlungskonditionen und
- verweisen ausdrücklich auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB): Auf diese Weise können Sie nicht ausdrücklich geregelte Sachverhalte nachträglich in den Vertrag einbeziehen (z. B. Gerichtsstand oder Haftungsfragen).
Wichtig: Weicht die Auftragsbestätigung aus Sicht des Auftraggebers von der zuvor getroffenen Vereinbarung ab, ist der Vertrag grundsätzlich noch nicht zustande gekommen! In dem Fall stellt die Auftragsbestätigung rechtlich ein neues Angebot dar, das der Auftragnehmer seinerseits annehmen oder ablehnen kann.
Bitte beachten Sie: Widerspricht der Auftraggeber einem strittigen Bestätigungsschreiben nicht, kommt der Vertrag bei B2B-Geschäften unter Umständen trotzdem zustande. Denn zwischen Kaufleuten kann Schweigen als Zustimmung zu einem Angebot gewertet werden. Die Gültigkeit des kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist in § 362 HGB geregelt. Bei Verbrauchergeschäften gilt Schweigen dagegen nicht als Zustimmung.
Inhalte der Auftragsbestätigung
Die genauen Spezifikationen einer typischen Auftragsbestätigung unterscheiden sich von Branche zu Branche. Oft enthalten Bestätigungsschreiben aber die folgenden Inhalte:
- Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers,
- Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
- vereinbartes Entgelt (Kaufpreis, Honorar),
- Zahlungsbedingungen (Zahlungsweise, Fälligkeit, Skonto- oder sonstige Rabattangebote),
- Lieferdatum und / oder Leistungsdatum,
- sonstige Lieferkonditionen (z. B. Versicherungs-, Fracht- und Verpackungskosten),
- Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand.
Verweis auf ergänzende Dokumente
Nicht jeder dieser Aspekte muss ausdrücklich oder gar ausführlich in der Auftragsbestätigung genannt werden. Verbreitet ist zum Beispiel die Bezugnahme auf andere Dokumente, zum Beispiel …
- ein zugrundeliegendes schriftliches Angebot,
- das zuvor erstellte Lastenheft des Auftraggebers,
- ein separates Pflichtenheft des Auftragnehmers oder auch die
- Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers.
Praxistipps: Mit WISO MeinBüro wandeln Sie Ihre Angebote im Handumdrehen in Auftragsbestätigungen um. Dazu öffnen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Angebote“ das Kontextmenü per Rechtsklick auf das zugrunde liegende Angebot und wählen den Befehl „Auftragsbestätigung anzeigen“. Sofern das Zusatzmodul Auftrag+ freigeschaltet ist, lautet der Menüpunkt „in Auftrag umwandeln“:
Tipp: Ausführlichere Informationen zur Umwandlung von Angeboten in Auftragsbestätigungen finden Sie im MeinBüro-Lexikon unter der Überschrift „Fertige Angebote verschicken“. Die flexibleren Auftragsbestätigungen des Moduls Auftrag+ werden im Abschnitt „Erweiterte Auftragsverwaltung“ beschrieben.
