Weihnachtsfeiern: Steuerliche Tipps für Arbeitgeber!

Das Finanzamt schenkt auch im Advent nichts her. Das bedeutet für Arbeitgeber: Selbst bei betrieblichen Weihnachtsfeiern und ähnlichen Betriebsveranstaltungen kann Lohnsteuer anfallen.

Betriebliche Weihnachtsfeier – samt Bescherung fürs Finanzamt?

Bei „Weihnachtsfeier“ denken manche Leute an Schneeflocken und Glockenläuten, andere an Shopping-Stress oder „Last Christmas“ in Endlosschleife. Steuerrechtler sehen den § 19 Abs. 1 Nr. 1a EstG vor sich.

Dort finden sich die Regelungen zur Lohnsteuerpflicht durch Betriebsveranstaltungen mit und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die betriebliche Weihnachtsfeier mag das gesamte Team in fröhlicher Atmosphäre zusammenbringen. Das Finanzamt sieht den Anlass trotzdem nüchtern.  Bezahlt der Chef den Mitarbeitern eine Party, so die steuerrechtliche Logik, dann ist das grundsätzlich eine Form von Lohn. Deshalb stellt sich die Frage nach der Lohnsteuer.

Allerdings will der Fiskus nicht in jedem Fall Steuern, sobald im Betrieb gefeiert wird. Es gibt Freibeträge. Entscheidend ist, wie teuer die Veranstaltung für das Unternehmen war, wer eingeladen wurde und wie viele mitgefeiert haben.

Die Regelungen im Überblick: Lohnsteuer auf Weihnachtsfeiern und andere Betriebsveranstaltungen

• 19 Einkommensteuergesetz legt fest: was Arbeitgeber für „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ ausgeben, zählt grundsätzlich als Arbeitslohn.
• Deshalb muss auf die vom Arbeitgeber getragenen Kosten der Betriebsveranstaltung möglicherweise Lohnsteuer bezahlt Bemessungsgrundlage ist der finanzielle Aufwand durch die Feier, und zwar die Gesamtausgaben abzüglich von Freibeträgen.
  Das Gesetz stellt ausdrücklich den „rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung“ lohnsteuerpflichtig, nicht nur den Wert dessen, was Mitarbeiter direkt erhalten oder verzehren. Zur Bemessungsgrundlage gehören damit zum Beispiel die Saalmiete, die Getränke, das Catering sowie die Gage für den extra engagierten Weihnachtsmann oder Stand-Up-Comedian. Gegebenenfalls zählen auch Übernachtungskosten, der Bus oder das Ausflugsschiff zum Veranstaltungsort, Eintrittskarten sowie Buchungsgebühren dazu.
• Die Kosten der Feier müssen auf die anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgelegt werden. Pro Kopf gilt bei Beschäftigten ein Freibetrag von 110 Euro pro Feier. Was darüber liegt, ist lohnsteuerpflichtig. Dabei zählen die Ausgaben mit Umsatzsteuer, nicht netto.
• Die Lohnsteuer kann pauschal abgeführt werden, und zwar in Höhe von 25 Prozent. Das reduziert den Aufwand für die Lohnabrechnung erheblich. Außerdem ist die Arbeitgeberleistung in diesem Fall sozialversicherungsfrei ( 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG und § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
• Der Freibetrag darf nur an zwei Betriebsfeiern pro Jahr genutzt werden. Veranstaltet das Unternehmen für seine Belegschaft ein Frühlingsfest, eine Sommer-Party und eine Weihnachtsfeier, ist mindestens eines dieser Events voll steuerpflichtig.
• Der 110-Euro-Freibetrag setzt voraus, dass die Feier „allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht“. Eine Weihnachtsfeier rein für die Marketing-Abteilung oder nur eine Filiale ist okay. Eine Party allein für Führungskräfte oder nur für die Lieblingsmitarbeiter des Chefs muss dagegen voll versteuert werden.
• Damit es sich um eine Betriebsfeier handelt, sollten „überwiegend“ Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen teilnehmen. Als Betriebsangehörige zählen in diesem Kontext neben aktiven auch frühere Beschäftigte sowie Praktikanten. Leiharbeitnehmer akzeptiert das Finanzamt ebenfalls.
• Begleitpersonen dürfen beim Umlegen der Kosten nicht eingerechnet werden. Sie haben keinen Freibetrag. Ihr Kostenanteil wird rechnerisch dem oder der Beschäftigten zugewiesen, der sie mitgebracht hat.
• Betriebsangehörige, die zwar eingeladen oder angemeldet waren, aber nicht erschienen sind, dürfen ebenfalls nicht in die Rechnung eingehen.

Sie wollen es ganz genau wissen? Welche Regeln die Finanzverwaltung bei Betriebsveranstaltungen anwendet, fasst ein BMF-Schreiben zusammen (BMF vom 14.10.2015).

Ein Hinweis zur pauschalen Lohnsteuer

Im Gegensatz zur regulären Lohnsteuer nach individuellen Abzugsmerkmalen ist der Arbeitgeber bei pauschaler Lohnsteuer alleiniger Steuerschuldner des Finanzamts.

Es steht ihm aber frei, diese Steuer auf die Mitarbeiter „abzuwälzen“, das heißt den Betrag vom Bruttolohn abzuziehen. Eine besondere Vereinbarung muss er dazu nicht abschließen, da er sich auf § 40 Abs. 3 Satz 2 EstG als Rechtsgrundlage berufen kann.

Mögliche Stolperfalle: Nur wer mitfeiert, wird mitgerechnet

Beim Umrechnen der Kosten pro Kopf besteht die Finanzverwaltung darauf, dass nur die anwesenden Teilnehmer zählen. Angemeldete Mitarbeiter, die – aus welchen Gründen auch immer – nicht erschienen sind, dürfen nicht berücksichtigt werden.

In dem dort verhandelten Fall hatte ein Betrieb seine Weihnachtsfeier als gemeinsamen Kochkurs geplant. 27 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hatten zugesagt, von denen nur 25 kamen. Der Arbeitgeber musste für das adventliche Kochseminar trotzdem den ursprünglich vereinbarten Preis bezahlen, insgesamt 3.052,35 Euro.

Umlegen durfte er diese Gesamtausgabe bei der Berechnung der Freibeträge nur auf die 25 Anwesenden Für die beiden angemeldeten, aber nicht erschienenen Mitarbeiter gab es keinen Freibetrag, obwohl für sie mitbezahlt wurde. Diese Auffassung des Finanzamts hat der Bundesfinanzhof als oberstes deutsches Steuergericht bestätigt (BFH, 29. April 2021, VI R 31/18).

Begleitpersonen

Die Mitarbeiter können zur Weihnachtsfeier jemand mitbringen? Dann werden die Kosten, die auf die Begleitpersonen entfallen, den dazugehörigen Betriebsangehörigen zugeschlagen. Trotzdem bleibt es beim Freibetrag von 110 Euro.

Die Wahrscheinlichkeit, diesen Betrag zu überschreiten, steigt also, wenn die Beschäftigten eine oder sogar mehrere Personen mitbringen dürfen.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, die Firma Rentier-Schlittentransporte GmbH veranstaltet eine üppige Weihnachtsfeier für ihre 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 110 von ihnen sagen zu und werden beim Event-Service angemeldet. Allerdings geht ein grippaler Infekt um. So kommen nur 100 Beschäftigte tatsächlich zur Feier.

Von diesen 100 bringen 25 ihren Partner oder die Partnerin mit. Damit kommen 125 Teilnehmende zusammen.

Die Kosten der Veranstaltung – edle Location, großes Büffet, Freigetränke und umfangreiches Unterhaltungsprogramm – belaufen sich einschließlich Umsatzsteuer auf 15.250 Euro.

Die fällige Lohnsteuer ermittelt sich wie folgt:

1. Zunächst muss der geldwerte Vorteil pro Kopf ermittelt werden, den die Feier darstellt. Dazu werden die Gesamtkosten von 15.250 Euro durch die Zahl aller Teilnehmenden dividiert. Der geldwerte Vorteil beträgt also 122 Euro (= 15.250 Euro : 125).
2. Als nächstes müssten die geldwerten Vorteile der 25 Begleitpersonen den Beschäftigten zugeordnet werden, die sie mitgebracht haben.
   Von den 100 Arbeitnehmern bei der Weihnachtsfeier sind 75 allein gekommen: auf sie entfällt jeweils ein geldwerter Vorteil von 122 Euro.
   25 haben je eine Person mitgebracht, auf sie entfallen damit jeweils 244 Euro.
3. Bei allen 100 Beschäftigten wird jeweils der Freibetrag von 110 Euro vom jeweiligen geldwerten Vorteil der Feier abgezogen:
   bei 75 Beschäftigten bleiben damit je 12 Euro (= 122 Euro – 110 Euro),
   bei 25 der Beschäftigten bleiben je 134 Euro (= 244 Euro – 110 Euro).
4. Damit kann die Lohnsteuerpflicht ermittelt werden: Bemessungsgrundlage sind 4.250 Euro (= 75 x 12 Euro + 25 x 134 Euro). Wird die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abgeführt, ergibt sich eine Steuerforderung von 1062,50 Euro.

Geschenke ab 60 Euro: „anlässlich“ oder „bei Gelegenheit“ der Weihnachtsfeier?

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas schenkt, dann gelten dafür eigene steuerliche Regeln. Allerdings fließen Geschenke, die im Rahmen einer betrieblichen Feier verteilt werden, grundsätzlich in den Aufwand der Feier mit ein und können in deren Rahmen mitversteuert werden. Solange der Wert der Geschenke 60 Euro pro Mitarbeiter nicht überschreitet, ist das in der Regel kein Problem: Es wird nicht beanstandet, dass dieser Aufwand als Teil der Kosten des Fests betrachtet wird.

Liegt der Wert darüber, nimmt es die Finanzverwaltung genauer: Dann unterscheidet sie Geschenke, die „anlässlich“ der Feier erfolgen, von solchen, die nur „bei Gelegenheit“ der Veranstaltung überreicht werden. Im zweiten Fall greifen die allgemeinen Regeln für Geschenke an Arbeitnehmer (grundsätzlich: pauschale Lohnsteuer in Höhe von 30 Prozent des Werts, § 37b EstG).

Die Nichtbeanstandungsregel bei Geschenken mit einem Wert bis 60 Euro ergibt sich aus einem BMF-Schreiben (BMF v. 07.12.2016, dort „zu Punkt 2“).

Vorsicht: Verspätete Steueranmeldung führt zu Sozialversicherungspflicht!

Mit der pauschalen Versteuerung des geldwerten Vorteils durch eine Betriebsveranstaltung dürfen Arbeitgeber nicht zu lange warten. Die Lohnsteuer-Anmeldung zur Weihnachtsfeier sollte gleich für den entsprechenden Lohnabrechnungs-Zeitraum erfolgen, allerspätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu Ende Februar des Folgejahrs.

Verzögerungen können teuer werden: Dann droht der Verlust der Sozialversicherungsfreiheit. Das musste eine GmbH erfahren, die ein Firmenjubiläum im September feierte. Die Feier wurde jedoch erst im folgenden März bei der Lohnsteuer-Anmeldung berücksichtigt. Das war zu spät für die Sozialversicherungsträger: sie forderten die Nachzahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung. Zurecht, befand das Bundessozialgericht. Das Unternehmen hätte die Pauschalversteuerung schon mit der Lohnsteuer-Anmeldung  für September erklären müssen (BSG, 23.04.2024 – B 12 BA 3/22 R).